VIVG
Funzioni
Tutto quello che serve a governare l'istituto.
Il ciclo delle visite è il cuore di VIVG, ma da solo non basterebbe a farne un gestionale. Qui c'è il resto, area per area.
Area
Immobili e procedure
L'archivio su cui poggia tutto il resto, organizzato come è organizzato il lavoro: la procedura, i lotti in cui è divisa, i beni che compongono ciascun lotto.
- Procedure, lotti e immobili, con i dati catastali e lo stato di ciascuno lungo la procedura.
- Beni: le singole unità immobiliari che compongono il lotto — l'abitazione, il box, la cantina, il terreno — ciascuna con il proprio codice PVP, categoria, tipologia e indirizzo. La visita si fissa sul singolo bene.
- Esperimenti di vendita ed esiti, con lo storico degli avvisi.
- Giudici e delegati, collegati alle procedure di competenza.
- Eventi e scadenzario: udienze, accessi periodici, liberazioni, adempimenti con data.
- Annotazioni datate su ogni oggetto: chi ha scritto cosa, e quando.
- Etichette configurabili, per raggruppare gli immobili con i criteri che usate voi.
- Mappa degli immobili, per vedere dove si trova ciò su cui si sta lavorando.
Area
Visite e appuntamenti
Dalla richiesta che entra al verbale firmato che torna indietro. È la parte che si automatizza di più.
- Acquisizione automatica delle richieste dalla casella di posta, ogni minuto, con segnalazione dei messaggi non interpretabili.
- Calcolo degli appuntamenti su regole configurabili: durata, spostamento, fasce orarie, pausa, giorni minimi dall'udienza, slot occupati.
- Pianificazione massiva: le stesse regole applicate a un elenco intero in un'unica operazione.
- Custode assegnato alla procedura: gli appuntamenti che ne derivano vanno a lui senza doverlo indicare ogni volta.
- Conferma e disdetta dal richiedente tramite collegamento firmato con scadenza, senza account.
- Disdetta automatica delle prenotazioni non confermate e cambio di stato automatico delle visite passate.
- Promemoria agli interessati, con archiviazione del testo inviato.
- Visite da remoto in videoconferenza, con gestione dei partecipanti.
- Rapporto di visita generato in PDF da modello e firmato elettronicamente, con rientro automatico del documento firmato.
- Calendario unico di visite ed eventi, per istituto e per operatore.
Area
Documenti e relazioni
I documenti non si compongono: si generano da ciò che è già registrato, su modelli che restano vostri.
- Relazione periodica al giudice, generata in PDF e in formato modificabile.
- Modelli caricabili da voi: l'impaginazione del documento è quella dell'istituto, non quella del gestionale.
- Contenuti aggregati automaticamente: visite, esperimenti di vendita, spese, anticipi, frutti e attività.
- Spese e anticipi registrati sulla procedura, con il dettaglio che finisce in relazione.
- Frutti e attività svolte, con le rispettive date.
- Prestazioni da far eseguire: si pianificano, si comunicano al fornitore con il dettaglio del lavoro da svolgere e portano un codice di fatturazione, che la contabilità ritrova sulla fattura per riconciliarla con l'importo autorizzato.
- Documenti allegati alla relazione e alla procedura, conservati insieme ad esse.
- Comunicazioni inviate, archiviate con il contenuto effettivo del messaggio.
Area
Persone, ruoli e configurazione
Chi entra, cosa vede e come si comporta il sistema: sono decisioni che si prendono in configurazione, non chiedendole a noi.
- Quattro tipi di utente: amministrazione, coordinamento, custodi sul campo, richiedenti esterni senza account.
- Ruoli e permessi: ogni profilo vede il proprio lavoro e non quello degli altri.
- Coordinatori e operatori, con l'assegnazione di chi segue chi.
- Fornitori e loro tipologie, per gli interventi sugli immobili.
- Rubrica dei contatti collegati a procedure e immobili.
- Parametri del calcolo appuntamenti, modificabili senza intervento tecnico.
- Stati delle visite e tipologie configurabili, per seguire il vostro flusso e non uno standard.
Area
Dati, controllo e sicurezza
Quello che serve a chi deve rispondere dell'andamento dell'istituto, e quello che protegge il lavoro fatto.
- Cruscotti differenziati per ruolo, con le urgenze in evidenza.
- Statistiche sull'andamento delle visite e delle procedure.
- Estrazioni dati configurabili, esportabili nei formati di foglio di calcolo.
- Importazione dal Portale Vendite Pubbliche, con lo storico di ogni importazione.
- Backup automatici su archivio remoto.
- Installazione dedicata: il database dell'istituto non è condiviso con nessun altro.
- Applicazione web, che i custodi installano sul telefono e usano anche fuori ufficio.
Una precisazione
Non serve accendere tutto il primo giorno.
Questo è l'elenco di ciò che VIVG contiene, non di ciò che dovete usare subito. Gli istituti che lo adottano partono quasi sempre dal ciclo delle visite, che è la parte che restituisce tempo prima di ogni altra, e aggiungono il resto quando ha senso farlo.
Se state cercando una funzione che qui non c'è, chiedetecelo. Spesso la risposta sta nella configurazione; quando invece va sviluppata, si valuta insieme e sapete in anticipo cosa comporta.