VIVG
Il gestionale
Un processo che non si può semplificare, gestito per intero.
Le attività custodiali hanno passaggi obbligati, scadenze che non si spostano e documenti che devono essere prodotti in un certo modo. VIVG non cerca di accorciare il processo: lo percorre tutto, e ne automatizza i pezzi che non hanno bisogno di una persona.
Il contesto
Quattro persone diverse guardano lo stesso immobile
Nel giro di una singola visita si incontrano ruoli che non hanno nulla in comune: chi amministra l'istituto e risponde di come è organizzato il lavoro, chi coordina gli operatori e decide chi va dove, il custode che si presenta sul posto, e la persona interessata all'acquisto — che non ha alcun rapporto con l'istituto e va comunque messa in condizione di confermare o disdire il proprio appuntamento.
VIVG li tiene distinti fin dall'ingresso: ogni ruolo entra nel proprio e vede il proprio lavoro, senza doversi muovere fra voci che non lo riguardano. Il richiedente esterno non ha nemmeno bisogno di registrarsi: riceve un collegamento e da lì conferma o disdice.
Il vocabolario del settore è entrato direttamente nelle schermate: procedura, lotto, esperimento di vendita, custode, liberazione, accesso, relazione. Non è una scelta di stile. Significa che nessuno deve tradurre mentalmente i termini del proprio mestiere in quelli di un gestionale nato per un altro.
- In esercizio dal 2019
- E ancora in sviluppo: la manutenzione non si è mai interrotta.
- Un'installazione per istituto
- Database e configurazione separati.
- Quattro tipi di utente
- Amministrazione, coordinamento, custodi sul campo e richiedenti esterni senza account.
Il ciclo · 1
Le richieste entrano da sole
Le richieste di visita arrivano dal canale ufficiale sotto forma di messaggi di posta. VIVG controlla la casella ogni minuto, interpreta i messaggi e li trasforma in appuntamenti da lavorare, associandoli alla procedura e all'immobile giusti.
Quando un messaggio non è interpretabile il sistema non lo perde e non lo scarta in silenzio: avvisa chi di dovere, perché una richiesta persa è un problema che si scopre tardi e male. Le richieste rimaste ferme troppo a lungo vengono segnalate a loro volta.
Accanto a questo canale c'è l'importazione dei dati dal Portale Vendite Pubbliche, con lo storico di ogni importazione: a distanza di tempo si può sapere quando un dato è entrato e da dove.
Il ciclo · 2
L'appuntamento è un calcolo, non un incastro
La proposta di orario esce da un motore configurabile: durata della visita, fasce orarie di lavoro, pausa, giorni minimi da rispettare rispetto all'udienza, slot già occupati. Le regole si scrivono una volta e da quel momento valgono per tutti allo stesso modo.
Lo stesso calcolo si può lanciare su un immobile solo o su un elenco intero. È la seconda cosa a cambiare la giornata: si selezionano le visite da fissare, si avvia il calcolo una volta e il sistema propone gli orari per tutte. Un elenco di cinquanta visite costa lo stesso tempo di una.
Il custode non va scelto ogni volta: è assegnato alla procedura, e da lì il sistema sa a chi attribuire gli appuntamenti che ne derivano. Resta comunque una proposta, che chi coordina accetta o cambia.
Il ciclo · 3
Il richiedente si gestisce da sé
Chi ha chiesto la visita riceve un collegamento firmato, con una scadenza, e da lì conferma o disdice. Non ha un account e non deve crearselo: è un cittadino interessato a un immobile, non un utente del vostro gestionale.
Le prenotazioni che restano senza risposta vengono disdette automaticamente, e gli appuntamenti confermati che sono ormai passati cambiano stato da soli. I promemoria partono senza che nessuno se ne debba ricordare, e il contenuto di ogni comunicazione inviata resta archiviato.
Quando serve, la visita si può fare da remoto in videoconferenza, gestendo i partecipanti dal sistema.
Il ciclo · 4
Il rapporto di visita si firma e torna indietro
Il custode lavora dal telefono: VIVG si installa come un'applicazione e funziona anche fuori ufficio. Al termine della visita il rapporto viene generato in PDF a partire da un modello, con dentro ciò che è già registrato.
Il documento viene firmato elettronicamente e rientra nel sistema da solo, senza che nessuno debba ricaricarlo a mano. Il recupero dei documenti firmati gira in automatico, anche di notte.
Sulla visita restano le annotazioni datate di chi c'era: è quello che permette, mesi dopo, di ricostruire perché una cosa è andata come è andata — il proprietario non ha aperto, l'immobile risultava occupato, il richiedente non si è presentato. Sono le eccezioni a determinare quanti stati deve avere una visita, ed è per questo che ce ne sono tanti.
Il ciclo · 5
La relazione al giudice si compone dai dati
Alla scadenza periodica bisogna rendere conto di tutto quello che è stato fatto. Visite, esperimenti di vendita, spese, anticipi, frutti e attività sono già registrati: la relazione li aggrega e li impagina su un modello che caricate voi, così il documento che esce è il vostro documento.
Si esporta come file di testo modificabile, se qualcosa va rifinito a mano, oppure direttamente in PDF. I documenti allegati alla relazione restano collegati alla procedura.
Il punto non è che il documento si scrive più in fretta. È che il documento e l'archivio dicono per forza la stessa cosa, perché vengono dallo stesso posto.
Cosa cambia
Cosa cambia nel modo di lavorare
- Le richieste non si trascrivono più. Arrivano e diventano appuntamenti da lavorare, con un controllo automatico su quelle rimaste ferme.
- Gli orari li calcola il sistema. Le regole di pianificazione sono scritte una volta e applicate sempre, anche su elenchi lunghi.
- Conferme e disdette escono dall'ufficio. Il richiedente decide da solo, e chi non risponde viene gestito automaticamente.
- I documenti nascono dai dati. Verbali e relazioni non si compongono più copiando da altri file.
- Resta traccia di tutto. Annotazioni datate, storico delle importazioni, archiviazione delle comunicazioni inviate.
- Le attività ripetitive girano da sole, anche di notte: promemoria, cambi di stato, recupero dei documenti firmati, copie di sicurezza.